PENGALAMAN DAN TIPS MENJADI BIDANG DANA USAHA ACARA KAMPUS | Contoh MOU Sponsorship

Aku mau berbagi pengalaman dan tips menjadi bidang dana usaha. Kata orang yang aku baca-baca blognya. Jadi dana usaha itu gampang-gampang susah. Ternyata setelah aku rasakan ternyata beneran emang gampang-gampang-susah-susah banget.

Aku anggota luar biasa taekwondo uin sgd bandung. Tahun ini, Taekwondo UIN SGD Bandung mengadakan kejuaraan UIN TAEKWONDO CHAMPIONSHIP 2017 pada tanggal 25-26 Maret 2017. Awal tahun 2017 ini aku dipercaya sebagai koordinator bidang dana usaha (DANUS). Ini pertama kalinya aku jadi bidang dana usaha, sebelumnya jadi rakyat jelata aja.

Aku punya beberapa tips buat kalian yang sekarang jadi danus juga.

1.  Rekrut orang dana usaha minimal 5 orang yang jago ngeloby (baca: tawar-menawar), berkendaraan, orang daerah setempat dan yang punya relasi banyak. Yang terpenting harus jujur.

Anggota danus di acara uin taekwondo championship ini ada 3 orang; Ghina (aku), teh Jilan, dan Qaysh. Bertiga di danus bikin kita kewalahan untuk follow up semua sponsor. Belum lagi masalah anggota yang kurang aktif dan susah dihubungi. Nah usahakan sdm dana usaha itu yang mudah dihubungi, dan aktif untuk menghubungi sponsor. 5 orang di dana usaha ini punya peran penting, bisa dibagi-bagi tugasnya, misalnya setiap orang pegang 10 perusahaan, jadi setiap orang punya tanggung jawab dari mulai kirim proposal ke perusahaan, sampai pembuatan MOU. Kalau di hari H nya aku saranin dibagi tugas juga, untuk bidang penjualan, bidang dokumentasi khusus sponsor dan bidang yang menghubungi bidang acara untuk perihal yang keinginan sponsor untuk diumumkan nama sponsornya, karena sponsor biasanya suka minta aneh-aneh kaya ibu-ibu ngidam gitu. Kali. Mereun. Kayanya.

2.       Persiapkan proposal sponsorship minimal 3 bulan sebelum acara

Proposal sponsorship adalah bagian paling penting dalam bagian danus ini. Pastikan team kejuaraan kamu sudah menyiapkan proposal sponsor minimal 3 bulan sebelum acara. Biasanya yang ketik-ketik proposal itu sekretaris, nah sekretaris ini berperan penting untuk pembuatan proposal. Istilah gaulnya harus gercep gitu lah.

Karena pengalamanku waktu mepet kirim proposal ke perusahaan itu bukan hal yang baik. Setiap perusahaan beda-beda, ada yang udah punya target sendiri atau belum untuk di bulan tertentu. Kebanyakan sih kalau ke perusahaan besar itu harus dari jauh-jauh hari supaya sama-sama enak nentuin MOU nya. Kalau misalkan mau ngasih proposal mepet sih ya mending mikir 2x sukur-sukur perusahaannya mau dan setuju. Itu namanya rezeki.

3.       Kirim proposal sponsor sebanyak-banyaknya dan membuat target sponsor yang diinginkan dalam acara sesuai kebutuhan.

Kenapa harus ditarget? Karena kalau gak ditarget kamu akan kehilangan arah untuk mencapai goals kamu. Kalau bisa kirim proposal sebanyak-banyaknya. Misalkan anggota danus ada 5 orang dan masing-masing orang pegang 10, berarti kamu sudah bisa sebar ke 50 perusahaan, nah dari 50 ini harus ada yang nyangkut sesuai goals yang ingin kamu dapatkan. Target sponsor sesuai kebutuhan. Maksudnya gimana? Sebelum kamu sebar proposal, lihat dulu kebutuhan acara kamu itu apa aja. Biasanya bisa dilihat dari RAB (rencana anggaran biaya) seluruhan. Misalkan ada anggaran untuk pembuatan T-shirt panitia, nah kamu bisa mengajukan proposal ke konveksi yang sudah ternama. Contoh lain di RAB tercantum butuh Konsumsi untuk makan siang dan makan malam, kamu bisa mengajukan ke restoran-restoran untuk bekerja sama, selain kamu dapet untung potongan harga (misalnya) nama perusahaan juga terpampang di acara kamu. Jadi ada timbal baliknya gitu loh.

4.       Follow up setelah menyimpan / mengirim proposal ke perusahaan.

Walaupun kamu menyimpan nama dan nomer tlp di proposal, jangan harap mereka akan menghubungi kamu duluan, maka dari itu, sdm di dana usaha itu harus orang yang bisa berkomunikasi dengan lancar, dan menghubungi perusahaan dengan agresif. Kalau perlu sampe mereka bosen dan give up di follow up mulu, bagusnya sih yang follow up itu cewe karena cewe biasanya gak mau digantung dan selalu meminta kepastian (eh). Karena di perusahaan itu yang masuk proposal bukan hanya acara kamu aja. Tapi acara orang lain juga berdesakkan untuk menjadikan perusahaan itu sebagai sponsor di acaranya.

5.       Tentukkan MOU yang jelas

Jika pihak perusahaan sudah siap untuk menjadi sponsor di acara kamu, kamu bisa tanya apa yang mereka bisa kasih ke acara kamu, dan apa saja yang bisa kamu kasih untuk mereka sebagai sponsorship acara. Setelah keduanya sepakat, baru deh kamu ajukan ke sekretaris untuk dibuatkan MOU untuk ditanda tangani pihak sponsor. contoh MOU terlampir.

6.       Muliakanlah sponsor

Maksudnya di muliakan gimana ya? Kalau ini, biasanya ketika pelaksanaan pas hari H. kan mereka adalah sponsor yang support acara kamu, jadi acara kamu lebih rame dan terbantu karena adanya sponsor, jangan sama kan derajat sponsor dengan yang lain ya. Semua permintaan di MOU harus diikuti dan dilaksanakan.

7.       Dokumentasi sponsor

Bagian ini juga yang terpenting, makannya dari sdm danus lebih baik, ada dokumentasi khusus untuk sponsor, karena mereka sudah support acara kita, coba kita bantu untuk mendokumentasi untuk hasil laporan dari acara kita.

tambahan tips lainnya, tergantung kebutuhan kalau sdm memadai untuk jualan, bisa jualan yang bisa dijual, biasanya jual kripik, air mineral, gorengan dan lain-lain. pengalamanku sebelumnya, kita gak terima sponsor yang mengharuskan jualan dengan target, karena sdm kita gak banyak dan semua sibuk mempersiapkan bidang masing-masing.

Nah udah deh segitu aja kaliya, tips ini dibuat berdasarkan pengalaman, walaupun baru satu kali jadi dana usaha tapi bukan maksud untuk mengajarkan bebek berenang nih ya hehe

Berikut contoh MOU yang mudah-mudahan bermanfaat!